Phương án phòng chống tai họa cho thư viện

Đề tài: Lập phương án phòng chống tai họa tại thư viện đang công tác.

I.                  Giới thiệu về Thư viện trường trung học cơ sở An Hiệp Ba Tri

1.     Cơ cấu tổ chức

Ban giám hiệu là người trực tiếp chỉ đạo bộ phận thư viện

Thủ thư là người trực tiếp làm tất cả các công việc trong thư viện

2.     Lịch sử hình thành

-         Lịch sử hình thành thư viện: tiền thân là thư viện trung học An Hiệp bao gồm trường cấp 1 và 2. Năm 2003 trường cấp 2 tách ra riêng và đổi tên thành thư viện trường trung học cơ sở An Hiệp

-         Quá trình phát triển: Sau khi tách ra thì năm 2008 thư viện tiến hành đầu tư và đạt tiêu chuẩn theo quyết định số 01 của Bộ giáo dục và đào tạo.

3.     Vai trò nhiệm vụ.

- Vị trí chức năng

Thư viện THCS An Hiệp là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Phòng giáo dục và đào tạo Ba Tri có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản có nội dung giáo dục, giảng dạy, tham khảo,... phù hợp với mục tiêu sư phạm. Thư viện được nhà trường cấp kinh phí hàng năm để bổ sung tài liệu và thực hiện các hoạt động phong trào trong năm học.

- Các hoạt động chính

Ø     Phục vụ đọc tại chỗ

Ø     Cho mượn về nhà

Ø     Giải đáp thông tin trực tiếp

Ø     Triển lãm sách, báo theo chuyên đề

Ø     Sao chụp, in ấn tài liệu

Ø     Biên soạn thư mục theo yêu cầu của giáo viên

Ø     Tổ chức các cuộc thi kể chuyện theo sách

Ø     Huấn luyện đội tuyển kể chuyện theo sách tham dự các cuộc thi kể chuyện cấp Huyện, Tỉnh

4.     Cơ sở vật chất

     Thư viện nằm ở tầng 1 ngay trung tâm của trường nên rất thuận tiện cho giáo viên và học sinh đến sử dụng thư viện

     Thư viện có diện tích 200m² là một phòng kết hợp giữa kho sách, phòng nghiệp vụ, phòng phục vụ bạn đọc.

5.     Nguồn lực thông tin

Ø     Tổng số sách của thư viện là 11.743 quyển với 5600 tên sách

Ø     Thư viện có 4 loại sách được sắp xếp trên 4 dãy kệ khác nhau:

Ø     Sách giáo viên: chỉ cho giáo viên mượn

Ø     Sách tham khảo: mọi bạn đọc đều có thể mượn

Ø     Sách giáo khoa: mọi bạn đọc đều có thể mượn

Ø     Sách thiếu nhi: mọi bạn đọc đều có thể mượn

II.               Những mối đe dọa

Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu.

Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu, các tai họa có thể xảy ra cho thư viện:

1. Bản chất của tài liệu và nguyên nhân hư hỏng bên trong giấy

Bản chất của giấy là 1 khối cellulose kết chặt, nguồn cung cấp celulose là lanh, đay, gai, dầu, chuối, mía, rơm, tre, gỗ hoặc các loại sợi khác.

Cùng với sự phát triển việc sử dụng tài liệu, nhu cầu sử dụng giấy, con người đã không ngừng tìm ra các vật liệu thay thế cho các nguyên liệu làm giấy.

Giấy được sản xuất bằng máy từ năm 1830 và các loại giấy được sản xuất theo phương pháp công nghiệp để cung cấp cho nhu cầu sử dụng ngày càng tăng dẫn đến việc dùng các loại cellulose có sợi ngắn - ảnh hưởng đến chất lượng giấy. Các thớ gỗ có chất lignin và hóa chất đã làm giấy có màu nâu - Dùng chất tẩy bằng hóa chất sẽ ảnh hưởng đến độ bền của giấy - gây hư hỏng.

Tóm lại: sách, báo được làm từ giấy - giấy tạo nên từ cellulose, trong quá trình sản xuất người tra thường dùng axit để làm trắng giấy. Trong giấy có hàm lượng axit nhất định, bởi vậy dưới tác động của không khí và độ ẩm tương đối làm giấy bị phân hủy

Mực, màu cũng làm từ hóa chất, với thời gian mực, màu sẽ bị phai. Băng từ sau một thời gian sử dụng từ tính sẽ bị giảm sút vì vậy những thông tin lưu trữ sẽ không còn ngyên vẹn.

2. Các yếu tố ảnh hưởng của môi trường

Các yếu tố môi trường như nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng, các chất bẩn dạng khí và dạng rắn đều có thể gây ra các phản ứng làm thoái hoá tài liệu. Bản chất hoá học, cơ học và sinh học của các loại phản ứng này có thể thay đổi các loại tài liệu khác nhau.

Đa số các loại tài liệu trong thư viện có bản chất hữu cơ và chính bản chất đó đã gây nên hư hỏng. Quá trình đó diễn ra từ từ nhưng không thể không ám ảnh. Sự gia tăng hư hỏng tài liệu được xác định không chỉ bởi tính chất ổn định về mặt hoá học bên trong như đã đề cập ở trên mà còn do các ảnh hướng bên ngoài

- Nhiệt độ và độ ẩm

Nhiệt độ và độ ẩm tương đối là tác nhân của sự phá hủy về mặt vật lý, hóa học.

Tính chất vật lý của hầu hết các vật liệu bị thay đổi do có sự thay đổi của nhiệt độ. Những thay đổi này làm cho tài liệu co lại hoặc giãn ra một cách nhanh chóng hoặc từ từ, làm thay đổi về mặt cơ học dẫn đến sự biến dạng của tài liệu.Vì vậy, nhiệt độ cần phải được kiểm soát để giảm bớt sự hư hỏng tài liệu.

Nhiệt độ và độ ẩm tương đối cao còn kích thích sự phát triển của nấm mốc tạo môi trường thuận lợi cho các loại nấm mốc gây hại, côn trùng gặm nhấm.

Các phản ứng hóa học xảy ra một phần cũng do yếu tố nhiệt độ. Một lưu ý về hóa học tác động trên tài liệu là phản ứng hóa học tăng lên gấp đôi mỗi khi nhiệt độ tăng 10^oC. Vì vậy, nhiệt độ cao sẽ thúc đẩy quá trình phản ứng hóa học tăng: thủy phân, oxi hóa… làm cho tài liệu hư hỏng nhanh - Giấy sẽ bị ố vàng, giòn, chất kết dính bị rã, từ tính, quang hóa thay đổi, ảnh hưởng đến chất lượg của tài liệu.

Độ ẩm tương đối cao và nếu việc thông gió kém sẽ dẫn đến ẩm ướt, nấm mốc có điều kiện phát triển, gây hư hỏng về vật lý và hóa học của tài liệu.

- Các yếu tố liên quan đến ánh sáng

Tác động của ánh sáng là tác động tích tụ. Hư hỏng do phơi tài liệu ra ngoài ánh sánh mạnh trong một thời gian ngắn cũng bằng ra ngoài ánh sáng yếu trong một thời gian dài.

Nguồn ánh sáng thấy được và tia hồng ngoại như ánh mặt trời và đèn bóng tròn thì tạo sức nóng, sự tăng nhiệt độ sẽ thúc đẩy các phản ứng hóa học và ảnh hưởng đến độ ẩm tương đối.

Ánh sáng ban ngày có nhiều tia tử ngoại vì vậy cần phải có các lọc ánh sáng.

- Các chất bẩn trong không khí

Cùng với hơi nước, khí quyển còn chứa nhiều loại khí và các chất bẩn rất có hại cho tài liệu thư viện, các chất bẩn dạng khí như các sản phẩm phụ của than, dầu, xăng gây ra những thiệt hại đáng kể cho tài liệu thư viện. Các chất bẩn dạng khí tác dụng với hơi ẩm trong không khí tạo ra các axit yếu gây hư hại cho giấy. Các chất bẩn dạng rắn thì kích thích hoạt động sinh học. Chúng dính vào giấy và biến đổi tính axit của chúng, đặc biệt trong môi trường ẩm.

Ngoài ra chất bẩn không khí dạng rắn còn bám vào bề mặt tài liệu gây trầy, rách tài liệu

- Các tác nhân có nguồn gốc sinh học: nấm mốc, côn trùng, các loài gặm nhấm là tác nhân chính gây hư hỏng cho tài liệu thư viện. Chúng trốn ở những nơi bẩn, thiếu thông gió và rác rưởi, nơi mà nhiệt độ và độ ẩm cao. Nhiều cơ thể sống tìm kiếm thức ăn ở vật liệu hữu cơ chết như giấy, da.

Ø     Vi khuẩn: hoạt động của vi khuẩn trên tài liệu của thư viện gây ra hàng loạt các tình trạng không mong muốn như mùi mốc, các dấu mờ, mất đi độ vững chắc, mất nước, giảm đi độ mềm dẻo, phai mầu, biến dạng

Ø     Côn trùng: gây ra những thiệt hại rộng lớn và không thể bù đắp được đối với tài liệu truyền thống của thư viện. Các loại côn trùng thường thấy là mối, gián, nhậy, rận sách, các loại bọ cánh cứng.

Ø     Nhậy: là những côn trùng nguyên thủy, cũng gây ra những nguy hại nghiêm trọng

Ø     Gián: Chúng gây ra những hư hỏng, xói mòn trên bề mặt tài liệu với các hình dạng bất định và gây ra những dấu vết không rõ lắm và khó ngửi

Ø     Rận sách: Sống hàng ngàn con trên các trang giấy của những cuốn sách mốc. Chúng gây ra những lỗ nhỏ trên mặt giấy với những hình thù không đồng nhất

Ø     Các loại gặm nhấm: như: dơi, chuột phá hủy tài liệu bằng nhiều cách: làm tổ, gây hỏa hoạn (mài răng vào dây điện), phá hoại đồ gỗ; phân và nước tiểu là chất ăn mòn, gây bẩn trên tài liệu.

Ø     Nguyên nhân do con người: xử lý, sử dụng không đúng cách.

Như trên đã nêu, tài liệu có thể bị hư hỏng do quá trình sản xuất ra chúng và cũng rất dễ bị hư hỏng một khi bị phơi bày trong môi trường không thích hợp. Thiệt hại tăng lên từ việc thiếu thận trọng, thiếu quan tâm, kể cả cố tình phá hoại của con người. Có thể kể ra hàng loạt các xử lí và sử dụng không đúng cách như: Sắp xếp tài liệu lên giá và lấy tài liệu không đúng cách, cầm nắm, mang, vác, lật giở, đóng gói, vận chuyển bất cẩn, mang đồ ăn thức uống vào khu vực có tài liệu, thậm chí là cả xé và ăn cắp sách... Rất đáng buồn là hiện nay có quá nhiều ví dụ về xử lí và sử dụng tài liệu một cách cẩu thả .

Việc ứng dụng công nghệ mới vào thư viện cũng gây ra hư hỏng tiếp tục ở đây, photocopy là một ví dụ rất rõ rệt.

Nói chung, thái độ của viên chức thư viện và người sử dụng thư viện là nguyên nhân khác dẫn đến hư hỏng tài liệu. Chứng cứ là tiêu chuẩn thấp mà các thủ thư áp dụng trong việc chăm sóc và xử lý vốn tài liệu. Cả viên chức thư viện lẫn người sử dụng đều rất ít quan tâm đến bản chất vật chất của tài liệu thư viện và không hiểu biết nhiều về sắp xếp kho và xử lý tài liệu theo cách làm giảm tối đa các hư hỏng.

- Tai họa: Tai họa bao gồm cả thiên tai và các tai họa do con người gây ra. Một tai họa có thể là hỏa hoạn, bão, lụt, giông, động đất, chiến tranh,... Tai họa bao quát một phạm vi rất rộng lớn từ những sự cố nhỏ cho đến các tai họa và hiểm họa thật sự. Tai họa không hề báo trước, xảy ra bất kì ở đâu và bất kì lúc nào. Tai họa gây ra những thiệt hại vô cùng to lớn về người và của. Thiên tai ngày một tăng vì khí hậu thay đổi trong khi đó ý thức về phòng chống tai hoạ của con người lại không thay đổi cho phù hợp

III.           Phương án phòng chống

Để phòng chống những yếu tố gây họa cho sách thì thư viện phải có phương án sắp xếp lại kho sách cho phù hợp sửa lại những chỗ không phù hợp tron thư viện. Sau đây là một vài biện pháp nhằm phòng chống những tai họa cho thư viện

1.     Đảm bảo các yêu cầu an toàn của kho sách

Ø     Địa điểm xây kho

Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a Ở nơi khô ráo.

b. Có môi trường không khí trong sạch.

c. Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao.

d. Thuận lợi cho giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.

Ø     Quy mô kho

Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng 15-20 năm sau.

Ø     Tường kho

Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 4 giờ có cháy).

Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa...

Ø     Cửa kho

Cửa kho phải chắc chắn, có khóa tốt.

Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ trong ra ngoài.

Cửa sổ của kho phải bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho.

Ø     Hệ thống điện trong kho

Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp.

Ø     Hệ thống nước của kho

Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước... Không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản tài liệu.

Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.

Ø     Chế độ nhiệt độ-độ ẩm

Trong kho tài liệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm 24 giờ trong một ngày đêm như sau:

- Nhiệt độ: 20 ± 2oC

- Độ ẩm: 50 ± 5%.

Ø     Chế độ ánh sáng

- Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Các cửa số cần có rèm che, màu đậm. Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho.

- Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là 100 lux.

- Nên dùng các kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho.

Ø     Chế độ thông gió

- Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây.

- Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ.

- Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện, nước...

2.     Trang bị các trang thiết bị bảo quản

Ø     Phương tiện bảo quản

- Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu. Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.

- Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc.

Ø     Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm

- Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm của phòng.

- Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.

- Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.

Ø     Quạt thông gió

Quạt thông gió phải đảm bảo lưu thông không khí cho cả thư viện

Ø     Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí

Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho và vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng

Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.

Ø     Thiết bị phòng chống cháy

- Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu.

- Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước... vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu.

- Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.

Ø     Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu

Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác

3.     Tổ chức tài liệu trong kho

Ø     Xử lý tài liệu trước khi nhập kho

- Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.

- Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp, trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài.

- Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.

Ø     Xếp tài liệu lên giá

- Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.

- Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.

Ø     Đưa tài liệu ra sử dụng

- Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.

- Tại phòng đọc, phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu.

Ø     Kiểm tra tài liệu trong kho

- Hàng năm phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.

- Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.

4.     Các biện pháp kỹ thuật bảo quản

Ø     Chống ẩm

Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:

a) Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng... lọt thêm vào kho.

b) Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại.

c) Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.

Ø     Chống nấm mốc

          - Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.

          - Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc.

          - Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.

          - Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu.

Ø     Chống côn trùng

          -Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phái áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm một lần).

          - Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.

          - Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng.

Ø     Chống mối

          - Việc phòng chống phải được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ.

          - Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu... phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.

Ø     Chống chuột

          - Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi...)

          - Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu.

          - Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

5.     Tu bổ phục chế

Công tác tu bổ phục chế là rất quan trọng. Khi tài liệu sắp hỏng ta cần tu bổ phục chế ngay giúp tài liệu tăng tuổi thọ sử dụng